Wskazówki dla organizatorów konferencji

NA WYDZIALE STUDIÓW EDUKACYJNYCH
UNIWERSYTETU IM. ADAMA MICKIEWICZA W POZNANIU

1. ZGŁOSZENIE KONFERENCJI, PROGRAM RAMOWY, KALKULACJA
Składając do Dziekana Wydziału wniosek o zgodę na zorganizowanie konferencji należy załączyć druk „zgłoszenie konferencji” wraz z jej programem ramowym oraz „kalkulacją”. Po uzyskaniu zgody Dziekana dokumenty należy przekazać do p. dr Marii Muchy pok. 201, e-mail: mmucha@amu.edu.pl

Dokumenty dostępne są pod poniższymi linkami:
Zgłoszenie konferencji
kalkulacja

Konferencja finansowana bądź współfinansowana z wpłat uczestników wymaga zaznaczenia rubryki w dokumencie „zgłoszenie konferencji”: „Wymagane założenie subkonta”.

2. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
Konkursy/ konferencje/ szkolenia - szablon klauzuli informacyjnej wraz z klauzulami zgód
https://odo.amu.edu.pl/KnowledgeBase#43 (pracownicze dane do logowania)
Konferencje on-line w czasie rzeczywistym, bez nagrywania
- https://odo.amu.edu.pl/KnowledgeBase#104
Konferencje on-line z nagrywaniem materiału z konferencji
- https://odo.amu.edu.pl/KnowledgeBase#105
Wzory zgód
- https://odo.amu.edu.pl/KnowledgeBase#49

3. WSPÓŁORGANIZACJA
W przypadku współorganizowania konferencji/seminarium z instytucją/organizacją zewnętrzną (spoza UAM) należy przed planowanym wydarzeniem zawrzeć umowę/porozumienie o współorganizacji wydarzenia. Z uwagi na długotrwałą procedurę uzgadniania zapisów umowy i uzyskania akceptacji radców prawnych, służb finansowych wszystkich stron należy działania podjąć z odpowiednim wyprzedzeniem.

4. REZERWACJA SAL
Rezerwację sali 508 oraz 210 w budynku D Wydziału należy dokonać u Kierowniczki Biura Obsługi Wydziału mgr Karoliny Domagalskiej-Nowak tel. 61 829 23 31, pok. 202, e-mail: knowak@amu.edu.pl. Pozostałe sale u pani mgr Magdaleny Horały tel. 61 829 23 91, pok. 205, e-mail: magda.h@amu.edu.pl
Jeżeli konferencja odbywać się będzie w innych salach należących do Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza należy zapoznać się z obowiązującym cennikiem i odpowiednio skontaktować z administratorem obiektu w celu rezerwacji.

5. PRZYJĘCIE GOŚCI Z ZA GRANICY
Zgłoszenie cudzoziemców jest podpisywane przez Dziekana WSE a następnie przekazane do Sekcji Obsługi Przyjazdów i Wyjazdów Zagranicznych UAM za pośrednictwem Sekretariatu.
Wniosek o przyjęcie cudzoziemca

6. DOKONYWANIE ZAKUPÓW
Dokonywanie zakupów i kwestie pobierania zaliczki na zakupy należy koordynować poprzez sekretariaty zakładów i pracowni w celu postępowania zgodnie z obowiązującymi procedurami.
Wszystkie faktury VAT, które mają być pokryte ze środków UAM powinny być  
wystawione na dane UAM czyli:

Uniwersytet im. Adama Mickiewicza
ul. H. Wieniawskiego 1
60-712 Poznań
NIP  777-00-06-350

7. OBSŁUGA TECHNICZNA
Przygotowanie techniczne Sali na terenie Wydziału oraz jej obsługę podczas konferencji przygotowanie przy wsparciu technicznym pracowników BOW konferencji w trybie zdalnym lub hybrydowym należy ustalić z wyprzedzeniem z Kierowniczką Biura Obsługi Wydziału panią mgr Karoliną Domagalską-Nowak  tel. 61 829 23 31, pok. 202, email: knowak@amu.edu.pl.

8. WYSTAWIANIE FAKTUR ZA WPŁATY NA KONFERENCJE
Jeżeli konferencja ma oddzielne subkonto księgowe, na które są przekazywane wpłaty za uczestnictwo, prośbę od indywidualnego uczestnika o wystawienie faktury należy przekazać wraz z danymi do faktury do Sekcji Finansowej Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza.

9. SPRAWOZDANIE Z KONFERENCJI
Sprawozdanie należy składać do p. dr  Marii Muchy pok. 201 w terminie 3 tygodni od zakończenia konferencji. Jeżeli konferencja miała oddzielne subkonto księgowe to prosimy o podanie jego numeru w sprawozdaniu.