Wskazówki dla organizatorów konferencji

NA WYDZIALE STUDIÓW EDUKACYJNYCH 
UNIWERSYTETU IM. ADAMA MICKIEWICZA W POZNANIU

1. ZGŁOSZENIE KONFERENCJI, PROGRAM RAMOWY, KALKULACJA
Składając wniosek do Dziekana Wydziału o zgodę na zorganizowanie konferencji należy załączyć „zgłoszenie konferencji” wraz z jej programem ramowym oraz kalkulacją. Po uzyskaniu zgody Dziekana dokumenty należy przekazać do pani dr Marii Muchy pok. 119.

Zgłoszenie jest dostępne pod poniższym linkiem:
Konferencja finansowana bądź współfinansowana z wpłat uczestników wymaga zaznaczenia rubryki „Wymagane założenie subkonta”. Jeżeli konferencja organizowana jest cyklicznie należy zaznaczyć „Przedłużenie subkonta; nr… ”

2. WSPÓŁORGANIZACJA 
W przypadku współorganizowania konferencji/seminarium z instytucją/organizacją zewnętrzną (spoza UAM) należy przed planowanym wydarzeniem zawrzeć umowę/porozumienie o współorganizacji wydarzenia. Z uwagi na długotrwałą procedurę uzgadniania zapisów umowy i uzyskania akceptacji radców prawnych, służb finansowych wszystkich stron należy działania podjąć z odpowiednim wyprzedzeniem.

3. REZERWACJA SAL
Rezerwację Sali 508 oraz 210 w budynku D Wydziału należy dokonać u Kierownika Dziekanatu mgr Karoliny Domagalskiej-Nowak tel. 61 829 23 31, pok. 202, email: knowak@amu.edu.pl. Pozostałe sale u pani Magdaleny Horały tel. 61 829 23 91, pok. 205, email: magda.h@amu.edu.pl.
Jeżeli konferencja odbywać się będzie w innych salach należących do Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza należy zapoznać się z obowiązującym cennikiem i odpowiednio skontaktować z administratorem obiektu w celu rezerwacji.

4. PRZYJĘCIE GOŚCI Z ZA GRANICY
Jeżeli w konferencji uczestniczyć będą goście zza granicy należy wypełnić wniosek o przyjęcie cudzoziemca.
Zgłoszenie cudzoziemców jest podpisywane przez Dziekana WSE a następnie przekazane do Działu Współpracy z Zagranicą UAM za pośrednictwem Sekretariatu.

5. DOKONYWANIE ZAKUPÓW 
Dokonywanie zakupów i kwestie pobierania zaliczki na zakupy należy koordynować poprzez sekretariaty zakładów i pracowni.
Wszystkie faktury VAT, które mają być pokryte ze środków UAM powinny być  
wystawione na dane UAM czyli:

Uniwersytet im. Adama Mickiewicza
ul. H. Wieniawskiego 1
60-712 Poznań
NIP  777-00-06-350

6. OBSŁUGA TECHNICZNA
Przygotowanie techniczne Sali na terenie Wydziału oraz jej obsługę podczas konferencji należy ustalić z Kierownikiem Dziekanatu panią mgr Karoliną Domagalską-Nowak  tel. 61 829 23 31, pok. 202, email: knowak@amu.edu.pl.

7. WYSTAWIANIE FAKTUR ZA WPŁATY NA KONFERENCJE
Jeżeli konferencja ma oddzielne subkonto księgowe, na które są przekazywane wpłaty za uczestnictwo, prośbę od indywidualnego uczestnika o wystawienie faktury należy przekazać wraz z danymi do faktury do Działu Finansowego UAM.

8. SPRAWOZDANIE Z KONFERENCJI
Sprawozdanie należy składać do pani dr  Marii Muchy pok. 119 w terminie 3 tygodni od zakończenia konferencji. Jeżeli konferencja miała oddzielne subkonto księgowe to prosimy o podanie jego numeru w sprawozdaniu.